Office-Templates für DKSH

Die DKSH ist ein Schweizer Konzern mit mehr als 22.000 Beschäftigten in über 35 Ländern und Hauptsitz in Zürich, der global, vor allen Dingen jedoch im asiatischen Raum, wo allein 350 Standorte betrieben werden, operiert. Mit Blick auf die Erstellung von unternehmensweit verbindlichen Dokumentvorlagen durch die Spezialisten von Schwarzer.de sind insbesondere die Problematiken der unterschiedlichen Sprachräume sowie der enormen Breite an spezifischen Anforderungen an die Templates verbunden, die sich aus der Größe des Unternehmens ergeben. Last but not least stand das Team von Schwarzer.de vor der Aufgabe, den unterschiedlichen SoftwareVoraussetzungen der vielen, weltweit verstreuten Standorte der DKSH gerecht zu werden und die Funktionalität der Templates auf den vorhandenen unterschiedlichen OfficeVersionen von 95 bis 2003 sicherzustellen.

Das Unternehmen Schwarzer.de wurde mit dem Auftrag der Erstellung zahlreicher Templates für den unternehmensweiten Einsatz innerhalb der DKSH betraut. Eine große Herausforderung ergab sich aus der Anforderung, die grundlegenden Gestaltungsvorgaben des DKSHStyleguides umzusetzen. Hier sind aus zahlreichen Anforderungen besonders zu nennen: Corporate Font und Umgang mit nonLatin fonts, Corporate und Additional Colours, Vermassungen, Einsatz von Logo und Tagline inklusive Berücksichtigung der Mandatory Clear area, Texthierarchie und gestaltung, Integration eines dialoggeführten NutzerCustomizings für individualisierbare Dokumentvorlagen unter Berücksichtigung von Nomenklaturvorgaben wie z.B. Titel oder Standort, in der ein Mitarbeiter tätig ist. Sehr anspruchsvoll gestaltete sich diese Aufgabe nicht zuletzt deshalb, weil die zu erstellenden Templates für jede Art von User komfortabel bedienbar sein mussten und zudem eine Textgestaltung, die nicht kompatibel mit den Vorgaben des Styleguides der DKSH ist, unterbunden werden sollte.

Darüber hinaus war es erforderlich, die Templates sowohl im Sprachraum lateinischer Schriftsätze als auch in den Ländern, die nonLatin fonts verwenden und in denen die DKSH tätig ist (z.B. China, Korea, Malaysia, Japan, Myanmar), anwendbar zu machen. Die Erstellung folgender Templates wurde bei Schwarzer.de beauftragt: Briefbogen US, Minutes (Protokoll), CD label (CD Label Beschriftung), CDCover und CDBackCover, Landscape und Portrait A4 (BasisTemplates A4), Press release (Pressemitteilung), Curriculum vita (Lebenslauf), div. Letterheads (Briefbögen), Credit/Debit notes, Invoice (verschiedene Rechnungsvorlagen), Fax, Memorandum, Visit Report (alles für Microsoft Word 95, 97, 2000, 2003) sowie ExcelBasisTemplates Landscape und Portrait für A3 und A4Formate (alles für Microsoft Excel 95, 97, 2000, 2003).

Sowohl für die Excelals auch die WordTemplates wurden zunächst die „leeren“, also die BasisTemplates, geplant und realisiert. Diese Templates, die vielfältige DKSHSpezifikation quasi „unsichtbar“ enthalten (z.B. in Form div. Formatvorlagen, mit denen die einzelnen Teile des Dokumentes wunschgemäß und zuverlässig Styleguidekonform formatiert werden können), bildeten dann gleichzeitig die Grundlage für die Umsetzung der anderen Templates, da auf die in ihnen implementierten Formatvorlagen sowie Makroprogrammierungen und speziell kreierten Buttons in der FormatierungsSymbolleiste zurückgegriffen werden konnte. Mit Hilfe dieser Schaltflächen wird sichergestellt, dass Dokumente generiert werden, die über ein einheitliches, dem Corporate Design der DKSH entsprechendes Erscheinungsbild verfügen und so das Unternehmen nach außen in definierter Weise präsentieren.

So gibt es beispielsweise eine spezielle Schaltfläche „Bild einfügen“ in der Symbolleiste, die dafür sorgt, dass Bilder gemäß der Vorgaben des Styleguides in einer von zwei zur Auswahl stehenden Größen nebst obligatorischer Bildbeschriftung (caption) in DKSHWordDokumenten platziert werden. Ebenso wurde die durch den Styleguide strikt reglementierte Verwendung von Farben per Pulldown bequem bedienbar gestaltet. Da sich die WordVersionen in den OfficeInstallationen 95/98/2000 und 2003 erheblich unterscheiden, wurden gemäß der Anforderungen des Pflichtenheftes getrennt Templates für die OfficeVersionen 95/98/2000 und für die Version 2003 erstellt, die für gleiche Funktionalität in den unterschiedlichen WordVersionen sorgen. Die o.g. BasisTemplates dienten nach ihrer Fertigstellung als Grundlage zur Erstellung aller weiteren beauftragten OfficeTemplates.

Folgende Funktionalität in den WordTemplates ist besonders hervorhebenswert: das dialoggesteuerte Customizing in BriefbögenTemplates. Beim ersten Öffnen dieser Templates wird eine einmalige, dialoggesteuerte Individualisierung (Customizing) aller Nutzerspezifischen Daten für das Template vorgenommen. Durch diese spezielle Vorgehensweise, die auf Anregung der Firma Schwarzer.de implementiert wurde, konnte ein Template für beliebig viele Mitarbeiter erstellt werden, das nach einmaliger Spezifikation als individuelles Template für Briefbögen für den einzelnen Mitarbeiter Anwendung findet.

Die Distribution und Nutzung von unternehmensweit einheitlichen Dokumentvorlagen bringt erhebliche Vorteile für das betreffende Unternehmen mit sich, vor allem:

• eine Kosteneinsparung durch Zeitersparnis beim Erstellen von wiederkehrenden Dokumenten
• alle Dokumente innerhalb und außerhalb der Unternehmens entsprechen, sofern sie mit den vorliegenden Templates generiert wurden, den gestalterischen Anforderungen, die durch den Styleguide vorgegeben sind (Corporate Identity)
• eine Individualisierung von unternehmensweit einsetzbaren Templates mittels einmaliger Anpassung und der Möglichkeit die Angaben jederzeit ändern und neu anpassen zu können
• die Möglichkeit, Templates zeitsparend und aufwandsneutral für die verschiedensten Unternehmensstandorte, ggf. weltweit, zu distribuieren

Basierend auf dem oben beschriebenen und vielen weiteren Projekten im Bereich TemplateProgrammierung bieten Ihnen die Spezialisten von Schwarzer.de:

• Entwicklung einer an die speziellen Bedürfnisse des Unternehmens angepassten TemplateArchitektur, die sich strikt an den Gestaltungsvorgaben des Corporate Designs und den UnternehmensInhalten orientieren
• Erstellung und Implementation individueller Lösungen im Bereich Makroprogrammierung sowie dialogbasierter Anpassung von unternehmensweit verwendeten Vorlagen an die individuellen Daten des Einzelnutzers
• Erarbeitung von Strategien für die Distribution von OfficeTemplates über mehrere Unternehmensstandorte hinweg
• umfassendes und hochwertiges Testing der Dokumentvorlagen unter praxisnahen Bedingungen

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